ПРАВИТЕЛЬСТВО РЕСПУБЛИКИ ДАГЕСТАН
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 7 апреля 2008 г. № 90
О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ РЕСПУБЛИКИ ДАГЕСТАН
В целях организации работы со служебными документами на основе единой системы делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Дагестан, а также повышения эффективности работы с документами Правительство Республики Дагестан постановляет:
1. Утвердить прилагаемую Типовую инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Дагестан.
2. Органам исполнительной власти Республики Дагестан в месячный срок на основе Типовой инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Дагестан разработать и утвердить инструкции по делопроизводству в соответствующих органах исполнительной власти Республики Дагестан, согласовав их с Комитетом Правительства Республики Дагестан по делам архивов, и обеспечить безусловное соблюдение положений указанных инструкций по делопроизводству при подготовке и оформлении служебных документов.
Председатель Правительства
Республики Дагестан
Ш.ЗАЙНАЛОВ
Утверждена
постановлением Правительства
Республики Дагестан
от 7 апреля 2008 г. № 90
ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ
ВЛАСТИ РЕСПУБЛИКИ ДАГЕСТАН
I. Общие положения
1. Типовая инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Дагестан (далее - Инструкция) устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах исполнительной власти Республики Дагестан (далее - исполнительный орган).
2. Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Республики Дагестан, а также Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536.
Исполнительные органы разрабатывают свои инструкции, дополняющие и конкретизирующие Инструкцию, в соответствии с особенностями организации работы с документами в структурных подразделениях (далее - подразделение) указанных органов, не противоречащие законодательству Российской Федерации, законодательству Республики Дагестан и настоящей Инструкции.
3. Общее методическое руководство и контроль за организацией и состоянием документационного обеспечения, за соблюдением установленного порядка работы с документами и единой системы делопроизводства в подразделениях исполнительного органа осуществляет подразделение, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее - служба ДОУ).
4. Ответственность за организацию, состояние делопроизводства и соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами в подразделениях возлагается на их руководителей.
II. Правила подготовки и оформления документов
Подготовка и оформление проектов законодательных актов
Республики Дагестан
5. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Республики Дагестан, печатаются шрифтом № 14 на стандартных листах бумаги формата А4.
6. Законопроект имеет следующие реквизиты:
Наименование республики - Республика Дагестан - печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
Наименование вида акта - ЗАКОН - отделяется от первого реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается прописными буквами размером шрифта не более № 17 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 36 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон (например: "О муниципальной службе в Республике Дагестан"). Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке законопроекта о внесении изменений в законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.
Например:
О внесении изменений в некоторые законодательные акты
Республики Дагестан в связи с прекращением полномочий
Государственного Совета Республики Дагестан
или
О внесении изменений в статью 9 Закона Республики Дагестан
"О статусе земель отгонного животноводства"
Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36-48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.
Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.
Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.
Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.
Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.
Например:
Статья 23. Муниципальная служба
В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово "Статья" и номер выделяются полужирным шрифтом.
В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Президент Республики Дагестан". Слова "Президент" и "Республики Дагестан" печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова "Республики Дагестан" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.
Инициал имени и фамилия Президента Республики Дагестан указываются при оформлении принятого закона в Народном Собрании.
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.
7. Требования к оформлению пояснительной записки к законопроекту.
Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом № 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.
Наименование вида документа печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.
Например:
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
к проекту закона Республики Дагестан
"О муниципальной службе в Республике Дагестан"
Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24-36 пт и печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.
Подготовка и оформление проектов актов
Президента Республики Дагестан
8. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Республики Дагестан производится исполнительными органами в соответствии с порядком, установленным Президентом Республики Дагестан, Администрацией Президента и Правительства Республики Дагестан, Правительством Республики Дагестан, и Инструкцией.
9. Проекты актов Президента Республики Дагестан и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги А4 (210 х 297) шрифтом № 14. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.
10. Проекты актов Президента Республики Дагестан имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (указ Президента Республики Дагестан или распоряжение Президента Республики Дагестан), заголовок и текст.
Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Президент Республики Дагестан". В отдельных распоряжениях Президента Республики Дагестан заголовок может отсутствовать.
Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через интервал 18 пт.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).
Преамбула в указах Президента Республики Дагестан завершается словом "постановляю", которое печатается в разрядку.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.
При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Республики Дагестан в тексте на них обязательно делается ссылка.
Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов "Президент Республики Дагестан", инициала имени и фамилии Президента Республики Дагестан.
Слова "Президент" и "Республики Дагестан" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Республики Дагестан", а слово "Президент" центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Республики Дагестан печатаются у правой границы текстового поля.
Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным интервалом 48 пт, межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: Махачкала.
На распоряжениях место издания не печатается.
Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Республики Дагестан оформляются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).
Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем исполнительного органа, внесшего проект.
Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Республики Дагестан. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Например:
Приложение № 1
к Указу Президента
Республики Дагестан
__________№ ___
Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2-3 см.
При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Указом Президента
Республики Дагестан
__________№ ___
Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, от текста приложения - дополнительным интервалом 24 пт.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах повторяются только номера граф.
Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
В положениях, программах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Республики Дагестан. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела.
Визы проставляются на последнем листе проекта указа (распоряжения) в нижней его части.
На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на последнем листе приложения.
Подготовка и оформление проектов актов
Правительства Республики Дагестан
11. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Республики Дагестан производится исполнительными органами в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Республики Дагестан.
12. Проект постановления или распоряжения Правительства Республики Дагестан печатается на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом № 14. Проект акта имеет следующие реквизиты.
Наименование вида акта - постановление Правительства Республики Дагестан или распоряжение Правительства Республики Дагестан.
Порядок оформления заголовка аналогичен оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Республики Дагестан.
Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24-36 пт и печатается шрифтом № 14 с интервалом 18 пт.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).
Преамбула в проектах постановлений Правительства Республики Дагестан завершается словами "Правительство Республики Дагестан постановляет", последнее слово печатается полужирным шрифтом в разрядку.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Республики Дагестан, как правило, подразделяется на пункты.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Республики Дагестан в тексте на них обязательно делается ссылка.
Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Председатель Правительства Республики Дагестан", инициала имени и фамилии Председателя Правительства Республики Дагестан. Слова "Председатель Правительства" и "Республики Дагестан" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Республики Дагестан" центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Республики Дагестан печатаются у правой границы текстового поля.
Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Республики Дагестан печатаются на отдельных листах бумаги и визируются.
Размеры полей, шрифтов и межстрочных интервалов при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).
Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Республики Дагестан аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Республики Дагестан.
Визы проставляются на последнем листе первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.
13. Если в тексте проекта акта Правительства Республики Дагестан упоминаются ранее принятые акты Президента Республики Дагестан или Правительства Республики Дагестан, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: (Собрание законодательства Республики Дагестан, 2005, № 3, ст. 6).
Если подготавливаемый акт Правительства Республики Дагестан влечет за собой внесение изменений в другие акты Правительства Республики Дагестан, эти изменения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.
Проект акта Правительства Республики Дагестан по организации исполнения закона Республики Дагестан или акта Президента Республики Дагестан должен содержать ссылку на соответствующий закон Республики Дагестан или акт Президента Республики Дагестан.
14. В проектах постановлений Правительства Республики Дагестан употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные наименования.
15. Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Республики Дагестан, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.
16. Справка к проекту постановления (распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.
Наименование вида документа печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка.
Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала.
Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.
Подпись включает наименование должности лица, подписывающего справку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
При наличии нескольких подписей они располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.
Подписи отделяются одна от другой 1-2 пустыми строками.
III. Оформление реквизитов в процессе
подготовки документов
17. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать установленные требования и правила, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию в справочных целях, а также создающие предпосылки для электронной обработки информации.
18. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например:
14.03.2005
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 14 марта 2005 г.
19. Адресат.
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
Например:
Министерство финансов
Российской Федерации
Административно-правовой
департамент
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.
Например:
Министерство образования и науки
Российской Федерации
Начальнику департамента
управления делами
В.И. Петрову
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Генеральному директору
объединения "Ростекстиль"
В.Д. Иванову
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
Например:
Государственное учреждение
"Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения
и архивного дела"
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес.
Например:
Бельдовой М.В.
Новоясеневский просп., д. 12, кв. 32
Москва, 117574
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.
20. Утверждение документа.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.
Гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Республиканской
службы по тарифам
Республики Дагестан
________________ ___________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
00.00.0000
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.
УТВЕРЖДЕНО
приказом Комитета Правительства
Республики Дагестан
по делам архивов
от 16.03.2005 № 1505
21. Заголовок к тексту документа.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок должен отвечать на вопросы:
"о чем?" ("о ком?") например:
ПРИКАЗ
Об изменении штатного расписания
или "чего?" ("кого?"), например:
"Должностная инструкция
главного бухгалтера".
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться.
22. Отметка о наличии приложений.
Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение:
1. Справка с места жительства на 1 л. в 1 экз.
2. Характеристика на 1 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Комитета Правительства Республики Дагестан по делам архивов от 05.06.2005 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
IV. Особенности подготовки и оформления
отдельных видов документов
Приказ, распоряжение
23. Приказами и распоряжениями руководителя исполнительного органа оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы исполнительного органа.
]]>120. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Протоколы коллегии группируются с приложениями к ним и располагаются в деле в хронологическом порядке по номерам.
Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности исполнительного органа.
Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности. Приказы о назначении, перемещении, увольнении сотрудников (хранящиеся 75 лет) группируются отдельно от приказов об отпусках, направлении в командировки, поощрениях, дисциплинарных взысканиях и т.д.
Планы, отчеты, сметы формируются отдельно от проектов этих документов и должны храниться в делах того года, на который они составлены.
В личных делах документы располагаются в следующем порядке:
дополнение к личному листку по учету кадров; листок по учету кадров (анкета); автобиография; документ об образовании;
заявление о приеме на работу; копия приказа о назначении; справки, характеристики и другие документы; выписки из приказов о перемещении, увольнении; опись документов, имеющихся в личном деле.
Переписку с учреждениями и гражданами следует группировать в дела за период, равный календарному году.
В дело переписки помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопроса. Переписка систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-вопросом.
121. Оформление дел включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа - заверителя дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения подшиваются в твердую обложку суровыми нитками в четыре прокола с учетом свободного чтения документов, при этом все металлические скрепления удаляются. Листы нумеруются в правом верхнем углу простым карандашом. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому. Сложенные листы (формат А2, A3) разворачиваются и нумеруются в правой части верхнего поля. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (брошюры, печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. В конце дела на отдельном листе проставляется заверительная надпись, где указывается количество листов цифрами и прописью. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N
В деле подшито и пронумеровано _____________________ лист(ов),
цифрами и прописью
в том числе литерные листы _______ пропущенные номера _____
+ листов внутренней описи __________________________________
_____________________________________________________________
должность, подпись, расшифровка подписи, дата
Заголовок дела должен повторять название этого дела в номенклатуре.
На обложке заведенных дел должны быть проставлены следующие реквизиты: полное наименование исполнительного органа в именительном падеже с указанием в скобках официального сокращения, название подразделения, индекс дела по номенклатуре и номер тома (проставляется карандашом), заголовок дела, дата, количество листов, срок хранения, архивный шифр дела.
По окончании делопроизводственного (календарного) года в оформление обложки дел постоянного хранения вносятся уточнения:
в заголовки дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы), выносятся их номера. Если дело состоит из нескольких томов, в каждом томе указывается дата (число, месяц, год) начала и окончания каждого тома. Точные даты проставляются на обложках для облегчения поиска документов в последующем;
из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле. Архивный шифр дела (номера фонда, описи дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве исполнительного органа только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования Комитета Правительства Республики Дагестан по делам архивов, в который будут передаваться дела.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
XIX. Организация оперативного хранения документов
122. С момента заведения и до передачи в архив исполнительного органа дела хранятся по месту их формирования.
Руководители подразделений и сотрудники, осуществляющие делопроизводство, обязаны обеспечить сохранность документов и дел.
Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных помещениях, располагаются в шкафах, сейфах в соответствии с номенклатурой дел. Выписка из номенклатуры дел помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указывают индексы дел по номенклатуре.
XX. Экспертиза ценности документов
123. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Республики Дагестан.
124. Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив исполнительного органа.
125. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в исполнительном органе создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) и при необходимости экспертные комиссии (далее - ЭК) в подразделениях.
Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются руководителем исполнительного органа (для ЦЭК) и руководителем подразделения (для ЭК). Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Комитетом Правительства Республики Дагестан по делам архивов.
126. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в подразделениях непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством работника архива исполнительного органа.
127. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
128. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
Если в акте о выделении дел к уничтожению указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
XXI. Подготовка и передача документов в архив
129. В архив исполнительного органа передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу через три года после их завершения в делопроизводстве. Их передача производится только по описям дел.
130. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив исполнительного органа не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив исполнительного органа, как правило, не подлежат. Они хранятся в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
131. В период подготовки дел подразделениями к передаче в архив исполнительного органа работником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники подразделений обязаны устранить.
132. Прием каждого дела производится работником архива исполнительного органа в присутствии работника подразделения.
Вместе с делами в архив исполнительного органа передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
133. В случае ликвидации или реорганизации подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет их и передает в архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
